档案管理制度

第一条为了规范协会档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、协会档案工作实行二级管理，一级管理是指协会秘书处的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、秘书处档案管理品负责协会所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理品负责本部机档案资料的使用管理。

3档案管理人员要严格执行协会档案管理规定，认直细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

1. 秘书处档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

   第三条 归档制度

   1、凡是反映协会战略发展、管理、赛事等活动，具有查考利用价值的文件资料均属

   归档范围。

   2、凡属归档范围的文件资料，均由协会集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

   3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

   4、凡协会业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以协会名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

   5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事、管理、赛事方面的，由秘书处保存原件。

   6、由协会对外签订的经济合同，应保留三份原件，秘书处保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

   7在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交秘书处档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

   第四条 档案保管制度

   1、协会秘书处设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

   2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

   3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

   4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

   5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

   6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

   7、根据有关规定及协会实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

   8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经协会领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单中档案是永久保存。

   9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

   10、凡协会工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

    

   第五条 档案借阅制度

   1、档案属于协会机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经协会领导批准不得借阅。

   2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要

   借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

   3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

   4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

   5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

   6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档室材料完整无损，否则，追究当事人责任。

   7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

   8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管领导同意，必须外借的，由会长审批。